Was macht ein/e Archivar/in?

Als Archivar/in bist du das Gedächtnis einer Organisation. Du bist dafür verantwortlich, historisch, rechtlich oder administrativ wertvolle Unterlagen – das sogenannte Archivgut – zu sichern, zu bewerten, zu erschließen und für die Nachwelt zu erhalten. Deine Arbeit ist entscheidend, um die Geschichte und die Entwicklung von Unternehmen, Behörden, Universitäten oder Vereinen nachvollziehbar zu machen.

Du arbeitest an der Schnittstelle von Vergangenheit und Zukunft. Einerseits befasst du dich mit alten Dokumenten, Urkunden und Akten, andererseits gestaltest du aktiv die digitale Zukunft des Informationsmanagements. Die digitale Transformation ist der größte Wandel in diesem Berufsfeld und hat die Aufgaben stark erweitert.

Der Wandel zum digitalen Gedächtnis: Kernaufgaben im Detail

Die Aufgaben eines Archivars oder einer Archivarin sind vielfältig und erfordern eine Mischung aus analytischem Denken, Organisationstalent und einem tiefen Verständnis für historische und administrative Zusammenhänge. Der Beruf hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt und umfasst heute weit mehr als das Verwalten von staubigen Akten.

Bewertung und Übernahme von Archivgut

Eine deiner zentralen Aufgaben ist die Entscheidung, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können. Du sichtest Schriftgut, bewertest dessen Relevanz und übernimmst es ins Archiv. Dies gilt sowohl für analoge Papierakten als auch für digitale Daten wie E-Mails, Datenbanken oder Webseiten. Diese Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Verantwortung und Weitsicht.

Erschließung und Verzeichnung

Damit das Archivgut auffindbar ist, musst du es systematisch ordnen und beschreiben. Du erstellst Findbücher, Kataloge und Datenbankeinträge, die es Nutzern ermöglichen, gezielt nach Informationen zu suchen. Hier kommen spezielle Archivsoftware-Systeme wie „Augias“, die in den Stellenanzeigen erwähnt werden, zum Einsatz. Eine sorgfältige und präzise Arbeitsweise ist hier unerlässlich.

Bestandserhaltung und Digitalisierung

Du sorgst dafür, dass die wertvollen Dokumente langfristig erhalten bleiben. Dazu gehören konservatorische Maßnahmen wie die richtige Lagerung, aber auch die Restaurierung beschädigter Stücke. Ein immer wichtigerer Aspekt ist die Digitalisierung von analogen Beständen, um sie vor dem Verfall zu schützen und den Zugriff zu erleichtern. Die Entwicklung von Digitalisierungsstrategien ist oft Teil des Jobs.

Beratung und Nutzerbetreuung

Archive sind keine verschlossenen Orte. Du berätst und unterstützt Wissenschaftler, Studierende, Journalisten, Ahnenforscher oder Mitarbeiter der eigenen Organisation bei ihren Recherchen. Du beantwortest Anfragen, stellst Unterlagen bereit und hilfst bei der Interpretation der Quellen. Kommunikationsstärke und Serviceorientierung sind hierbei wichtige Eigenschaften.

Ein typischer Arbeitstag als Archivar/in

Dein Tag beginnt oft mit der Beantwortung von E-Mail-Anfragen. Ein Historiker benötigt vielleicht Unterlagen für seine Forschung, oder eine interne Abteilung sucht eine alte Vertragsakte. Anschließend widmest du dich einem laufenden Projekt, zum Beispiel der Erschließung eines neu übernommenen Aktenbestandes. Du sichtest die Dokumente, ordnest sie und gibst die Metadaten in die Archivdatenbank ein.

Am Nachmittag könntest du einen Nutzer im Lesesaal betreuen und ihm die bestellten Archivalien vorlegen. Parallel arbeitest du vielleicht an der Konzeption einer kleinen Ausstellung zur Unternehmensgeschichte oder bereitest einen Vortrag vor. Auch die Abstimmung mit der IT-Abteilung über die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder die Planung der digitalen Langzeitarchivierung kann zu deinen Aufgaben gehören.

Wo arbeiten Archivare? Branchen und Arbeitgeber

Archivarinnen und Archivare sind in ganz unterschiedlichen Bereichen tätig. Die Analyse der aktuellen Stellenangebote zeigt, dass ein großer Teil der Positionen im Öffentlicher Dienst angesiedelt ist. Städte wie Celle, Remseck am Neckar oder Schwäbisch Hall suchen regelmäßig Fachkräfte für ihre Stadtarchive. Hier geht es darum, das administrative Gedächtnis der Kommune zu verwalten und die Stadtgeschichte zu pflegen.

Ein weiteres wichtiges Feld sind Universitäten und Forschungseinrichtungen, wie die Universität Hohenheim in Stuttgart. Dort sicherst du die wissenschaftliche Überlieferung und unterstützt Forschende. Zunehmend entdecken auch große Unternehmen den Wert ihrer eigenen Geschichte. Firmen wie Hubert Burda Media in München oder Heidelberg Materials unterhalten eigene Unternehmensarchive, um ihre Markenidentität zu stärken und Wissen zu sichern. Auch Museen, Kirchen, Verbände und Stiftungen beschäftigen Archivare. Die Jobmöglichkeiten sind also breiter gefächert, als man zunächst vermuten mag. Jetzt passende Jobs finden

Karriereweg und Entwicklungsmöglichkeiten

Der klassische Einstieg erfolgt über ein Studium der Archivwissenschaft, Geschichtswissenschaft oder Informationswissenschaft. Es gibt aber auch Ausbildungsberufe wie den Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (FaMI), Fachrichtung Archiv. Die Stellenanzeigen zeigen, dass auch Quereinsteiger mit einem passenden Hochschulabschluss, etwa als Historiker/in, eine Chance haben.

Mit Berufserfahrung kannst du dich spezialisieren, zum Beispiel auf digitale Langzeitarchivierung, Records Management oder die Betreuung von Bild- und Tonarchiven. Aufstiegsmöglichkeiten bestehen in der Übernahme einer stellvertretenden oder leitenden Funktion in einem Archiv. Unsere Daten bei JobJump, basierend auf der Auswertung von Tausenden von Stellenanzeigen, zeigen, dass insbesondere die Kompetenz in der Verwaltung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und die Entwicklung von Digitalisierungsstrategien entscheidende Faktoren für den Karriereaufstieg sind. Viele Arbeitgeber bieten zudem flexible Arbeitsmodelle an, sodass auch eine Anstellung in Teilzeit häufig möglich ist.

Dein Gehalt hängt stark vom Arbeitgeber und deiner Qualifikation ab. Im öffentlichen Dienst erfolgt die Eingruppierung nach Tarifvertrag (TVöD), oft in den Entgeltgruppen 9 bis 13. Dein Einstiegsgehalt als Junior-Archivar/in liegt bei etwa 42.000 € pro Jahr. Mit mehr Erfahrung und Verantwortung kann es deutlich ansteigen. Wie sich das auf dein Netto-Gehalt auswirkt, kannst du leicht herausfinden. Brutto Netto Rechner nutzen