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Verwaltung & Administration
Mit dieser Vorlage präsentierst Du Organisationstalent sowie EDV- und Sprachkenntnisse so strukturiert, dass Personalverantwortliche Deine Zuverlässigkeit und Sorgfalt sofort erkennen.
Dieser Beispiel-Inhalt zeigt dir, wie ein überzeugender Lebenslauf für diese Position aussehen kann. Alle Inhalte sind frei anpassbar.
Beispieldaten – alle Angaben fiktivGefällt dir dieser Muster-Lebenslauf? Passe ihn direkt im Editor an.
Vorlage anpassenIm Detail
Sekretär/in: Worauf es im Lebenslauf wirklich ankommt
Als Sekretär/in hältst Du einer Führungskraft oder einem ganzen Team den Rücken frei – und Dein Lebenslauf muss genau diese Verlässlichkeit ausstrahlen. Personalverantwortliche achten zuerst darauf, ob Du Struktur, Sorgfalt und Organisationstalent mitbringst. Die stripes-Vorlage unterstützt das mit einer klaren, ruhigen Gliederung, die Deine Stationen übersichtlich ordnet.
Im Mittelpunkt steht Deine organisatorische Kompetenz: Für welche Ebene hast Du gearbeitet, wie viele Personen oder Termine hast Du koordiniert und welche Prozesse liefen eigenständig über Deinen Schreibtisch? Konkrete Zahlen – etwa die Anzahl organisierter Dienstreisen oder die Größe betreuter Veranstaltungen – wirken überzeugender als allgemeine Tätigkeitslisten.
Ebenso wichtig sind Deine EDV- und Sprachkenntnisse. MS Office solltest Du nach einzelnen Programmen und Niveau aufschlüsseln, Systeme wie SAP Concur oder ein Dokumentenmanagementsystem konkret benennen. Englisch und weitere Sprachen gehören mit klarer Niveaustufe in den Lebenslauf, da viele Sekretariate international arbeiten.
Die Vorlage ist ATS-freundlich gestaltet: eindeutige Überschriften, saubere Datumsformate und gut strukturierte Aufzählungen sorgen dafür, dass auch automatisierte Bewerbersysteme Deine Qualifikationen korrekt erfassen.
Nicht zuletzt zählt im Sekretariat die Form selbst: Ein fehlerfreies, sauber gesetztes Dokument ist Dein wichtigster Arbeitsnachweis. Nutze die klare Typografie der Vorlage, um Präzision und Diskretion zu signalisieren – beides Eigenschaften, die Dich für eine vertrauensvolle Schlüsselrolle im Büro empfehlen.
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FAQ · Sekretär/in
Am wichtigsten ist ein sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Word, Outlook, PowerPoint und Excel. Hinzu kommen zunehmend Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare oder ELO sowie Tools zur Reisekostenabrechnung wie SAP Concur. Gib Dein Kenntnisniveau pro Programm ehrlich an, statt pauschal MS-Office-Kenntnisse zu schreiben. Ein Zertifikat wie der Microsoft Office Specialist kann Deine Angaben zusätzlich belegen.
In international tätigen Unternehmen sind gute Englischkenntnisse oft Voraussetzung, da Korrespondenz, Telefonate und Reisebuchungen häufig zweisprachig laufen. Gib Dein Niveau nach dem europäischen Referenzrahmen an, also etwa B2 oder C1. Wenn Du eine weitere Sprache beherrschst, ist das ein klarer Pluspunkt. Belege Deine Kenntnisse wenn möglich mit einem Zertifikat wie telc oder einem Auslandsaufenthalt.
Ablauf
Keine leere Seite, kein Layout-Stress – die Vorlage macht die Arbeit für dich.
01
Vorlage im Editor öffnen
Berufserfahrung, Skills und Formulierungen sind vorausgefüllt – du startest nicht bei Null.
02
Deine Daten eintragen
Tausche die Beispieldaten gegen deine eigenen aus. Layout und Farben passt du mit einem Klick an.
03
Lebenslauf als PDF herunterladen
Ein Klick, fertig. Dein Lebenslauf ist druckbereit und sofort versandfertig.
Empfohlen von HR-Profis
Drei Stimmen aus Recruiting und Talent Acquisition – über das, was in den ersten drei Sekunden zählt.
„Ein klar strukturierter Lebenslauf macht den Unterschied. Diese Vorlagen helfen Bewerbern, ihre Stärken sofort sichtbar zu machen."
„Wir screenen täglich hunderte Bewerbungen. Ein professionelles Layout und ATS-Optimierung sind entscheidend, um in die engere Auswahl zu kommen."
„Die wichtigsten 3 Sekunden: Ist der Lebenslauf übersichtlich? Sind die Stationen klar? Diese Templates erfüllen genau das."
Stimmen
„Kein nerviges Verschieben mehr wie in Word. Das Layout bleibt stabil, egal was ich ändere. Das hat mir gefühlt 3 Stunden Frust erspart."
„Sieht professionell aus und die Vorlagen passen auch für konservative Branchen. Ich habe 5 Bewerbungen verschickt und bei 3 eine positive Rückmeldung bekommen."
„Hatte am Abend die Stellenausschreibung gesehen und am nächsten Morgen schon beworben. In 20 Minuten war alles fertig – ohne Stress."
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Sekretärin der Geschäftsführung
Bayerische Maschinenbau AG, München
2020-03 – Heute
Eigenständiges Termin- und Kalendermanagement für zwei Geschäftsführer inklusive Priorisierung und Koordination internationaler Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg. Organisation von durchschnittlich 15 Dienstreisen pro Monat inklusive Buchung, Visabeschaffung und Reisekostenabrechnung in SAP Concur. Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungssitzungen inklusive Protokollführung und Nachverfolgung offener Maßnahmen. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Empfang und Betreuung internationaler Geschäftspartner sowie Organisation von Firmenveranstaltungen für bis zu 120 Gäste. Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Pflege des digitalen Dokumentenmanagementsystems DocuWare.
Teamassistentin
Kanzlei Hoffmann & Partner mbB, Augsburg
2016-04 – 2020-02
Unterstützung eines Teams von acht Rechtsanwälten in der täglichen Büroorganisation und Mandatsverwaltung. Eigenverantwortliche Fristenkontrolle und Aktenführung im Kanzleisystem RA-MICRO. Erstellung von Schriftsätzen nach Diktat sowie Korrespondenz mit Mandanten, Gerichten und Behörden. Organisation von Mandantenterminen, Besprechungen und Dienstreisen. Vorbereitung der vorbereitenden Buchhaltung und der Rechnungsstellung.
Bürokauffrau
Stadtwerke Augsburg, Augsburg
2013-08 – 2016-03
Bedienung der Telefonzentrale, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben. Pflege von Adress- und Stammdaten in der internen Datenbank. Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und der Terminorganisation für die Abteilungsleitung. Empfang und Betreuung von Besuchern und Lieferanten.
Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK)
IHK-Akademie München, München
2018-09 – 2019-10
Note: 2,0
Berufsbegleitende Aufstiegsfortbildung mit Schwerpunkt Büromanagement, Projektorganisation und Kommunikation
Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation
Stadtwerke Augsburg, Augsburg
2010-09 – 2013-07
Note: 2,3
Schwerpunkt Büroorganisation und Sekretariat
Microsoft Office Specialist (MOS): Word und Excel
Microsoft (2021-04)
telc English B2 Business
telc gGmbH (2019-11)
Professionelle Protokollführung
Haufe Akademie (2022-06)
Ein Foto ist in Deutschland nicht verpflichtend, im klassischen Büro- und Sekretariatsumfeld aber nach wie vor üblich. Wenn Du eines verwendest, sollte es ein professionelles Bewerbungsfoto sein, das einen gepflegten und freundlichen Eindruck vermittelt. Achte auf neutrale Kleidung und einen ruhigen Hintergrund. Verzichte im Zweifel lieber ganz auf ein Foto, als ein unvorteilhaftes privates Bild zu verwenden.
Mache deutlich, auf welcher Ebene Du tätig warst, etwa im Vorzimmer der Geschäftsführung oder als Assistenz des Vorstands. Beschreibe Deine Verantwortungsbereiche konkret, zum Beispiel Kalendermanagement, Reiseorganisation, Protokollführung und vertrauliche Korrespondenz. Diskretion ist hier zentral, deshalb solltest Du keine internen Details preisgeben. Zahlen wie die Zahl betreuter Führungskräfte oder Termine machen Deine Rolle greifbar.
Anerkannt sind vor allem Aufstiegsfortbildungen wie der Geprüfte Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK) oder Lehrgänge zur Management-Assistenz. Auch gezielte Seminare zu Protokollführung, Zeitmanagement oder Business-Englisch erhöhen Deine Chancen. Solche Qualifikationen signalisieren, dass Du Verantwortung übernehmen und Dich weiterentwickeln willst. Führe sie gut sichtbar im Lebenslauf auf.
Belege Organisationstalent mit konkreten Ergebnissen statt mit Schlagworten. Schreibe zum Beispiel, dass Du monatlich 15 Dienstreisen organisiert oder Veranstaltungen für 120 Gäste koordiniert hast. Solche Zahlen sind überprüfbar und wirken deutlich stärker als die bloße Aussage organisationsstark. Achte zudem darauf, dass der Lebenslauf selbst tadellos strukturiert ist – er ist Dein bestes Arbeitsbeispiel.
Ähnliche Berufe: Sachbearbeiter/in - Büro, Abteilungsleiter/in-Assistent/in, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau - Büromanagement, Chefsekretär/in. Diese Berufe haben ein vergleichbares Profil und ähnliche Anforderungen.
Drei Minuten von hier zu deinem fertigen Lebenslauf.
Alle Inhalte sind schon drin – du machst sie nur noch zu deinen.
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