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Was macht ein/e Personalsachbearbeiter/in?

Als Personalsachbearbeiter/in, oft auch als HR Administrator bezeichnet, bist Du das organisatorische Herz der Personalabteilung. Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen und sorgst dafür, dass alle personalrelevanten Prozesse reibungslos und vorschriftsmäßig ablaufen. Dein Aufgabengebiet ist breit gefächert und bildet das Fundament für eine funktionierende HR-Struktur in jedem Unternehmen.

Dein Verantwortungsbereich umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen – vom Eintritt bis zum Austritt. Du erstellst Arbeitsverträge, pflegst Personalakten, bearbeitest Krankmeldungen und Urlaubsanträge und erstellst Arbeitszeugnisse. Du bist dafür zuständig, dass alle Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind, was eine hohe Sorgfalt und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein erfordert.

Spezialisierung im Fokus: Entgeltabrechnung

Ein zentraler und oft spezialisierter Bereich Deiner Arbeit ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung, auch Payroll genannt. Hier stellst Du sicher, dass alle Mitarbeitenden pünktlich und korrekt ihr Gehalt erhalten. Dazu gehört die Erfassung und Pflege von abrechnungsrelevanten Daten, die Berücksichtigung von Boni, Zuschlägen oder Abzügen sowie die Einhaltung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben. Diese Aufgabe verlangt höchste Präzision und aktuelles Fachwissen. Brutto Netto Rechner nutzen

Neben der reinen Abrechnung bist Du auch für das Melde- und Bescheinigungswesen zuständig. Du kommunizierst mit Krankenkassen, Finanzämtern und anderen Behörden und sorgst dafür, dass alle gesetzlichen Meldepflichten erfüllt werden. Viele Stellenanzeigen, wie die bei Minimax in Bad Oldesloe oder der Sparkasse Dortmund, suchen explizit nach Fachkräften mit Schwerpunkt Entgeltabrechnung.

Ein typischer Arbeitsalltag als Personalsachbearbeiter/in

Dein Tag beginnt oft mit der Prüfung von E-Mails und dem internen Ticketsystem. Anfragen von Mitarbeitenden zu Gehaltsabrechnungen, Urlaubsansprüchen oder Bescheinigungen müssen beantwortet werden. Gleichzeitig bearbeitest Du die Post und leitest wichtige Dokumente an die entsprechenden Stellen weiter.

Vormittags konzentrierst Du Dich vielleicht auf die Stammdatenpflege in der HR-Software, zum Beispiel SAP HCM oder DATEV. Neue Mitarbeitende müssen angelegt, Vertragsänderungen eingepflegt und Austritte bearbeitet werden. Die genaue Dokumentation jedes Schrittes ist dabei unerlässlich, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten.

Gegen Mittag steht möglicherweise die Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung an. Du prüfst die erfassten Arbeitszeiten, kontrollierst Abwesenheiten und erfasst variable Gehaltsbestandteile. Dies erfordert eine enge Abstimmung mit den Fachabteilungen und Führungskräften.

Am Nachmittag widmest Du Dich administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Arbeitszeugnissen oder der Organisation von Onboarding-Prozessen für neue Kolleginnen und Kollegen. Auch die Beantwortung von Anfragen von Krankenkassen oder Behörden gehört zu Deinem täglichen Geschäft. Der Tag endet oft mit der Planung der Aufgaben für den nächsten Tag, um den Überblick über alle Fristen und Termine zu behalten.

Karriereweg und Entwicklungschancen

Der klassische Einstieg in den Beruf des Personalsachbearbeiters erfolgt über eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Industriekaufmann/-frau. Eine anschließende Weiterbildung, wie zum/zur Personalfachkaufmann/-frau (IHK), vertieft das Fachwissen und eröffnet weitere Karrierechancen.

Mit wachsender Berufserfahrung kannst Du Dich auf bestimmte Bereiche spezialisieren, etwa auf die Entgeltabrechnung, das Bewerbermanagement oder die Personalbetreuung. Eine solche Spezialisierung macht Dich zu einem gefragten Experten auf dem Arbeitsmarkt. Die hohe Nachfrage nach Personalsachbearbeiter/in, die wir auf JobJump in Echtzeit verfolgen, konzentriert sich vor allem auf die Regionen großer Wirtschaftszentren wie Hamburg, Stuttgart oder dem Ruhrgebiet rund um Essen und Dortmund.

Von der Position des Sachbearbeiters aus kannst Du Dich zum/zur Personalreferent weiterentwickeln. In dieser Rolle übernimmst Du mehr beratende und strategische Aufgaben, betreust eigenständig Mitarbeitergruppen und arbeitest eng mit den Führungskräften zusammen. Der nächste Schritt auf der Karriereleiter kann die Position des HR Business Partners oder des Personalleiter sein, wo Du die gesamte Personalstrategie eines Unternehmens mitgestaltest.

Für wen ist der Beruf geeignet?

Dieser Beruf ist ideal für Dich, wenn Du ein Organisationstalent bist und gerne strukturiert arbeitest. Du solltest Freude am Umgang mit Menschen haben, aber auch die Fähigkeit besitzen, konzentriert und detailgenau mit Zahlen und Daten umzugehen. Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sind unerlässlich, da Du mit sensiblen Mitarbeiterdaten arbeitest.

Auch für Quereinsteiger mit einer soliden kaufmännischen Basis bietet der Beruf gute Einstiegschancen. Wenn Du bereits Erfahrung in der Verwaltung & Administration oder Buchhaltung gesammelt hast, kannst Du Dich durch gezielte Weiterbildungen für die Personalsachbearbeitung qualifizieren. Viele Unternehmen bieten zudem Teilzeit-Stellen an, was den Beruf auch für Personen attraktiv macht, die flexible Arbeitszeiten suchen. Die zunehmende Digitalisierung ermöglicht zudem immer häufiger Optionen für Homeoffice oder mobiles Arbeiten. Job Alert einrichten

Branchen und Arbeitsumfeld

Personalsachbearbeiter/innen werden in nahezu allen Branchen gebraucht. Die Stellenausschreibungen zeigen eine große Vielfalt: Du kannst im Öffentlicher Dienst bei einer Stadtverwaltung wie in Königswinter arbeiten, im Gesundheitswesen & Pflege wie beim Klinikum Wahrendorff, in der produzierenden Industrie bei Unternehmen wie der Perlon GmbH oder im Handel, beispielsweise bei ALDI Nord. Diese branchenübergreifende Nachfrage macht den Beruf sehr krisensicher.

Dein Arbeitsplatz ist in der Regel ein Büro, ausgestattet mit moderner IT-Infrastruktur. Du arbeitest eng im Team mit anderen HR-Kollegen zusammen und stehst in ständigem Austausch mit Mitarbeitenden und Führungskräften aus allen Unternehmensbereichen. Eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke sind daher entscheidend für Deinen Erfolg. Bist Du bereit, das administrative Rückgrat eines Unternehmens zu werden? Jetzt passende Jobs finden

Was macht ein/e Personalsachbearbeiter/in?

Spezialisierung im Fokus: Entgeltabrechnung

Ein typischer Arbeitsalltag als Personalsachbearbeiter/in

Karriereweg und Entwicklungschancen

Für wen ist der Beruf geeignet?

Branchen und Arbeitsumfeld

Häufig gestellte Fragen

Gibt es gute Möglichkeiten für Teilzeitarbeit oder Homeoffice?

Ja, der Beruf des Personalsachbearbeiters bietet oft flexible Arbeitsmodelle. Viele Unternehmen schreiben Teilzeit-Stellen aus. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Personalprozesse sind auch Homeoffice oder hybride Arbeitsmodelle immer weiter verbreitet, was eine gute Work-Life-Balance ermöglicht.

Welchen Einfluss hat künstliche Intelligenz (KI) auf den Beruf des Personalsachbearbeiters?

KI wird zunehmend repetitive administrative Aufgaben automatisieren, wie z.B. die Dateneingabe oder die Beantwortung von Standardanfragen. Dies entlastet Personalsachbearbeiter und ermöglicht ihnen, sich stärker auf komplexere, beratende und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Fähigkeit, mit KI-gestützten HR-Tools umzugehen, wird daher immer wichtiger.

Welche Software-Kenntnisse sind für den Beruf wichtig?

Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Word, ist grundlegend. Darüber hinaus sind Kenntnisse in spezialisierter HR-Software wie SAP HCM, DATEV oder Personio sehr gefragt und oft eine Voraussetzung in Stellenanzeigen.

In welchen Branchen werden Personalsachbearbeiter gesucht?

Personalsachbearbeiter werden in praktisch allen Branchen benötigt, da jedes Unternehmen mit Mitarbeitenden eine Personalverwaltung braucht. Besonders hohe Nachfrage besteht in der Industrie, im Handel, im Gesundheitswesen & Pflege sowie im Öffentlicher Dienst.

Wie hoch ist das durchschnittliche Gehalt für Personalsachbearbeiter?

Das Gehalt variiert je nach Berufserfahrung, Unternehmensgröße und Region. Einsteiger können mit einem Jahresgehalt von etwa 35.000 € rechnen. Mit mehrjähriger Erfahrung und Spezialisierung, beispielsweise in der Entgeltabrechnung, kann das Gehalt auf 45.000 € bis über 50.000 € ansteigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Personalsachbearbeiter und einem Personalreferenten?

Der/die Personalsachbearbeiter konzentriert sich hauptsächlich auf administrative und operative Aufgaben wie die Vertrags- und Aktenverwaltung sowie die Entgeltabrechnung. Der/die Personalreferent übernimmt zusätzlich strategische und beratende Aufgaben, betreut Mitarbeiter und Führungskräfte und ist oft in Projekte wie Personalentwicklung oder Recruiting involviert.

Welche Ausbildung benötige ich, um Personalsachbearbeiter/in zu werden?

Ein typischer Weg ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau. Eine Weiterbildung zum/zur Personalfachkaufmann/-frau (IHK) ist oft von Vorteil und kann die Karrierechancen erheblich verbessern.

Was sind die Hauptaufgaben eines Personalsachbearbeiters?

Die Hauptaufgaben umfassen die gesamte Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt. Dazu gehören die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege von Personalakten, die Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen, die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Erstellung von Zeugnissen und Bescheinigungen.

Wie viele offene Stellenangebote gibt es für Personalsachbearbeiter/in Jobs in Berlin?

Aktuell ist eine exklusive Personalsachbearbeiter/in Stelle in Berlin verfügbar. Schau regelmäßig vorbei, da wir täglich neue Jobs erhalten und diese Position möglicherweise perfekt zu dir passt!

Was verdient man als Personalsachbearbeiter/in in Berlin?

Als Personalsachbearbeiter/in in Berlin kannst du zwischen 38.500,00 € und 48.200,00 € pro Jahr verdienen. Das Gehalt steigt mit deiner Berufserfahrung und Spezialisierung. Detaillierter Gehaltsvergleich als Personalsachbearbeiter/in →

Wie bewerbe ich mich als Personalsachbearbeiter/in?

Ein professioneller Lebenslauf ist der erste Schritt zur erfolgreichen Bewerbung als Personalsachbearbeiter/in. Achte auf relevante Berufserfahrung, Qualifikationen und Fachkenntnisse. Lebenslauf-Vorlage für Personalsachbearbeiter/in →

Welche Fähigkeiten braucht man für Personalsachbearbeiter/in Jobs?

Für Personalsachbearbeiter/in Jobs sind folgende Fähigkeiten besonders wichtig: Administrative Fähigkeiten, Vertraulichkeit & Integrität, Kommunikationsstärke, Kenntnisse in der Lohn- & Gehaltsabrechnung, Arbeitsrechtliches Wissen, Detailorientierung. Diese Skills werden von den meisten Arbeitgebern in diesem Bereich erwartet.

Welche Voraussetzungen gibt es für Personalsachbearbeiter/in Jobs?

Typische Voraussetzungen für Personalsachbearbeiter/in Jobs sind: Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in der Personaladministration oder einer vergleichbaren Position ist in der Regel erforderlich., Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für die Kommunikation und Dokumentation unerlässlich., Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau., Grundkenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht sind für die tägliche Arbeit notwendig., Eine Weiterbildung zum/zur Personalfachkaufmann/-frau (IHK) oder eine Spezialisierung im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung ist wünschenswert., Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook).. Je nach Unternehmen und Position können weitere spezifische Anforderungen hinzukommen.

Welche ähnlichen Jobs gibt es zu Personalsachbearbeiter/in?

Ähnliche Jobs zu Personalsachbearbeiter/in sind: Personalmanager/in, Ausbildungsleiter/in, Bildungsmanager/in, HR Business Partner/in, Personalassistent/in. Diese Bereiche haben oft überschneidende Fähigkeiten und bieten gute Wechselmöglichkeiten.

Welche Benefits bieten Personalsachbearbeiter/in Jobs?

Typische Benefits in Personalsachbearbeiter/in Jobs sind: Homeoffice-Optionen, Weiterbildungsmöglichkeiten, Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung, Mitarbeiterevents, Betriebliche Altersvorsorge. Viele Unternehmen bieten zusätzliche Vorteile wie flexible Arbeitszeiten oder Weiterbildungsmöglichkeiten.

Warum sollte ich JobJump für meine Personalsachbearbeiter/in Jobsuche nutzen?

JobJump bietet dir KI-gestützte Jobempfehlungen, umfassende Filtermöglichkeiten und täglich aktualisierte Stellenanzeigen. Mit unseren Tools findest du den perfekten Personalsachbearbeiter/in Job und kannst dich direkt bewerben.

Jobsuche nervt. Wir nicht.

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Personalsachbearbeiter/in – Aufgaben, Gehalt & Karriere

Was macht ein/e Personalsachbearbeiter/in?

Spezialisierung im Fokus: Entgeltabrechnung

Ein typischer Arbeitsalltag als Personalsachbearbeiter/in

Karriereweg und Entwicklungschancen

Für wen ist der Beruf geeignet?

Branchen und Arbeitsumfeld

Gehalt als Personalsachbearbeiter/in

Gehaltsdetails für Personalsachbearbeiter/in

Wichtige Kompetenzen im Personalsachbearbeiter/in

Administrative Fähigkeiten

Vertraulichkeit & Integrität

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Wichtige Kompetenzen im Personalsachbearbeiter/in

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Häufig gestellte Fragen

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