Verwaltungskoordinator:in (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis – die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus – spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT- und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.

Am Standort Potsdam-Golm suchen wir in unbefristeter Anstellung eine:n

Verwaltungskoordinator:in

Unsere zentrale Verwaltung – bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement – arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler:innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte „Can-do“-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.

In dieser vielseitigen Funktion sind Sie die verbindende Kraft zwischen unserem administrativ-technischen Service und der Wissenschaft. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung direkt und übernehmen eigenverantwortlich bereichsübergreifende Koordinationsaufgaben und Projekte, die das gesamte Institut betreffen.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)
• Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam
• Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste
• Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
• Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung
• Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem
• Betreuung des Intranets für die Verwaltung

Sie bringen mit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht
• Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)
• Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen
• Teamfähigkeit
• Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationsgeschick und Flexibilität

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter:
www.aei.mpg.de

Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarischer Verwaltungsleiter, Mike Rose, unter [email protected] gerne zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 29. Juni 2025.

Max-Planck-Institut
für Gravitationsphysik (Albert-Einstein-Institut)
Potsdam Science Park
Am Mühlenberg 1, 14476 Potsdam
www.aei.mpg.de