Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Hauptamt für die Gremienarbeit und persönliche Assistenz der Verwaltungsleitung

Karrierechance in Scharbeutz – Gemeinsam die Zukunft gestalten!

Willkommen in Scharbeutz – einem charmanten Ostseeort mit lebendiger Atmosphäre, traumhaften Stränden und einer dynamischen Gemeinschaft. Die Gemeinde Scharbeutz ist mehr als nur ein beliebter Urlaubsort; sie ist ein Ort, an dem Menschen zusammenkommen, innovative Ideen entstehen und nachhaltige Entwicklungen vorangetrieben werden. Wir suchen engagierte und motivierte Talente, die mit uns gemeinsam Scharbeutz weiterentwickeln und als lebenswerte Region stärken möchten.

Unsere Vision: Zukunft gestalten und Lebensqualität steigern

Scharbeutz verbindet Natur, Tourismus und Wirtschaft auf einzigartige Weise. Uns ist es wichtig, diesen Standort kontinuierlich zu verbessern – sei es durch die Förderung eines nachhaltigen Tourismus, die Stärkung der regionalen Wirtschaft oder die Erweiterung kultureller Angebote. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir eine Umgebung schaffen, in der Menschen gerne leben, arbeiten und ihre Freizeit verbringen.

Der Tätigkeitsbereich umfasst schwerpunktmäßig insbesondere folgende Aufgaben:

• Gremienarbeit/ Ratsinformationssystem/ Allris
  • Protokollführung in den Gremien (ca. 45 Abendtermine im Jahr)
  • Betreuung der Sitzungen inkl. Raumbuchungen und Vorbereitung der Sitzungsräume
  • Zusammenstellung und Abstimmung der Tagesordnungen
  • Bekanntmachung/ Veröffentlichung
  • Hilfestellung und Anforderung der Vorlagen aus den Fachbereichen
  • Fertigen von Beschlussauszügen
  • Nachverfolgung der Beschlüsse in Zusammenarbeit mit der Hauptamtsleitung
  • Administration von Allris
  • Hilfestellung an die Beschäftigten sowie Mitglieder der Gemeindevertretung und Ausschüsse
• Persönliche Assistenz
  • Filterfunktion aller eingehenden Anrufe, Briefe, E-Mails (E-Mails werden teilweise nur noch vom Vorzimmer gelesen/geprüft, aufbereitet), Entscheidung über direkte Vorlage oder Umverteilung, Priorisierung, inhaltliche Auseinandersetzung
  • inhaltliche und fachliche Vorbereitung von Vorgängen für die Bürgermeisterin
  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit Verwaltungsleitung
  • Beschwerdemanagement, eigenständige Beantwortung von Anfragen von Bürger:innen, insbesondere Koordination der Mailbearbeitung
  • Führen der digitalen Akten der Bürgermeisterin im Dokumentenmanagementsystem
  • Geschäftszimmertätigkeiten (Telefon, Terminkoordination)
  • Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen der Bürgermeisterin

Eine Zuordnung bzw. Änderung von Aufgaben bleiben vorbehalten.

• einen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I
• Voraussetzung der Gremienarbeit ist auch die Arbeit in den Abendstunden
• eigenständiges, strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten
• Souveränität, Freundlichkeit, Belastbarkeit
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Office-Produkten und Freude am Arbeiten mit mobiler Hard- und Software
• eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Medienkompetenz

Sie sind sich der besonderen Verantwortung dieser Position bewusst. Ein Höchstmaß an Verschwiegenheit und Loyalität ist für Sie selbstverständlich.

Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

• Attraktive Lage & hohe Lebensqualität
• Sinnstiftende Arbeit mit gesellschaftlichem Einfluss
• Sicherer Arbeitsplatz & Förderung der persönlichen Entwicklung
• Vielfältige Aufgaben & abwechslungsreiche Tätigkeitsbereiche
• Kollegiales Team & positive Arbeitsatmosphäre
• Familienfreundlichkeit & Work-Life-Balance
• Attraktive Sozialleistungen & Vergünstigungen

Bei Interesse senden Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 08.06.2025 direkt über den “Jetzt bewerben”-Button oder an die Bürgermeisterin der Gemeinde Scharbeutz, Am Bürgerhaus 2, 23683 Scharbeutz, oder an die Personalabteilung per E-Mail an: [email protected]

Die Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt.